Da perspectiva do Banco Central do Brasil (BACEN), a Avaliação de Efetividade é um dos principais documentos que uma instituição regulada pelo BACEN deve implementar do ponto de vista de PLD/FTP.
A norma de PLD/FTP do BACEN, que é a Circular nº 3.978/2020, elenca 4 (quatro) conjuntos principais de documentos: (i) Política de PLD/FTP; (ii) Avaliação Interna de Riscos; (iii) Manuais de Procedimentos e (iv) Avaliação de Efetividade.
O BACEN conferiu diretrizes para a formação de um sistema lógico de PLD/FTP às suas entidades reguladas, sendo que, cada conjunto desses documentos tem uma função específica no sistema, da seguinte forma:
- Política de PLD/FTP: é a consolidação das diretrizes dadas pela alta administração da instituição para fins de PLD/FTP. Esse documento não é operacional, mas orientativo, por meio de diretrizes, para que a instituição possa desenvolver o seu sistema de PLD/FTP.
- Avaliação Interna de Riscos: como já falamos aqui, a AIR é o estudo, o diagnóstico de riscos inerentes de LD/FTP da instituição. Ao se analisar a AIR, deverá ser possível identificar os riscos inerentes de LD/FTP a que a instituição está exposta. A AIR serve como uma das balizas para a construção ou o ajuste nos procedimentos operacionais de PLD/FTP da instituição.
- Manuais de Procedimentos: aqui tem início a parte operacional dos documentos do sistema de PLD/FTP da instituição. Esses são os procedimentos que a instituição deverá executar todos os dias na sua operação. Os manuais de procedimentos são desenvolvidos ou ajustados a partir da (i) das diretrizes da alta administração que estão dispostas na Política de PLD/FTP e (ii) no diagnóstico de risco inerente de LF/FTP disposto na AIR. Aqui está a essência do princípio da Abordagem Baseada em Riscos (ABR), vez que a instituição deverá refletir nos manuais de procedimentos a proporcionalidade da mitigação e prevenção de riscos de LD/FTP conforme o disposto na AIR.
- Avaliação de Efetividade: é a avaliação do sistema de PLD/FTP da instituição que deverá ser feita sob a perspectiva da efetividade. O objetivo dessa avaliação é verificar se o sistema de PLD/FTP está adequado ou não às operações da instituição do ponto de vista da efetividade de seu funcionamento. Veja que a Avaliação de Efetividade significa o fechamento lógico do ciclo sistêmico de PLD/FTP. É a “prova real” de que o sistema de PLD/FTP não apenas existe, mas é efetivo.
Dessa forma, após a instituição conhecer os seus riscos de LD/FTP (AIR), tomar as medidas para de fato implementar manuais de procedimentos que sejam proporcionais aos riscos identificados de LD/FTP (Manuais de Procedimentos), caberá à instituição avaliar a efetividade dos procedimentos implantados. Essa avaliação deverá estar registrada, anualmente, no documento denominado “Avaliação de Efetividade”.
A) Mas o que é, de fato, a Avaliação de Efetividade?
A efetividade do sistema de PLD/FTPO da instituição deverá ser avaliada de modo objetivo. Essa avaliação deverá ser o resultado da aplicação de testes de efetividade na instituição. Nesse sentido, o BACEN está interessado em conhecer e verificar os testes que a instituição fez para determinar se o sistema de PLD/FTP é efetivo ou não.
Ou seja, para se chegar à conclusão sobre a efetividade dos mecanismos de PLD/FTP da instituição, os resultados dos testes de efetividade deverão ser analisados.
B) Em que partes do sistema de PLD/FTP da instituição os testes deverão ser aplicados?
Pelo menos, nos seguintes itens:
- Procedimento de KYC, incluindo a avaliação sobre a identificação de: capacidade financeira, endereço, PEP ou não PEP, beneficiário final;
- Procedimentos de KYE, KYP e KYS;
- Procedimento de MSAC, inclusive nos parâmetros, nas regras e nos cenários de geração de alertas de operação ou atividade suspeita;
- Governança da Política de PLD/FTP;
- Medidas de desenvolvimento da cultura organização de PLD/FTP;
- Programas de capacitação periódica de pessoal;
- Ações de regularização dos apontamentos da auditoria interna e da supervisão do BACEN.
Isso significa dizer que a instituição deverá realizar testes de efetividade para cada um desses itens. Veja os seguintes exemplos:
- Teste para o KYC – identificação da capacidade financeira dos clientes da instituição, por meio de: a instituição verificou se possui em sistema as informações sobre a capacidade financeira de todos os seus clientes, com a documentação suporte? Se houver um percentual relevante de clientes cujas informações financeiras não são de conhecimento da instituição, não será possível dizer que o seu procedimento de KYC é efetivo.
- Teste de MSAC – registro de dossiês sobre a análise feita pela instituição no ano anterior, sobre operações ou situações suspeitas de LD/FTP. Caso a instituição não possua o registro das análises feitas, inclusive como exige o regulador (Art. 43, §2º, da Circular nº 3.978/20), não haverá meios de comprovar a efetividade do seu procedimento de MSAC. Lembrando que o fato de uma operação ou situação suspeita ser analisada, não significa que deverá ser, necessariamente, comunicada ao COAF.
C) A demonstração da metodologia para a Avaliação de Efetividade
A instituição deverá adotar metodologia adequada e detalhada para conduzir a sua avaliação de efetividade. A metodologia utilizada deverá ser capaz de responder a pelo menos as seguintes perguntas:
- Como os testes foram organizados e selecionados pela instituição?
- Quais testes foram feitos para cada item analisado?
- Quem foram os avaliadores que implementaram os testes e analisaram os resultados?
- Quais foram os resultados?
- Quais foram as deficiências encontradas no sistema de PLD/FTP da instituição?
Por fim, a avaliação da efetividade também tem o objetivo de fazer com que a instituição melhore o seu sistema de PLD/FTP. Por isso, é muito importante que conste do documento da Avaliação de Efetividade o plano de ação a ser implementado pela instituição para o endereçamento das deficiências encontradas e o relatório de acompanhamento da evolução do plano de ação. Esses dois documentos (plano de ação + relatório de acompanhamento), inclusive, são objeto de endereçamento próprio à diretoria da instituição até a data de 30 de junho do ano seguinte ao da data-base do relatório da Avaliação de Efetividade.
É por isso que se considera que a Avaliação de Efetividade é o fechamento lógico do ciclo sistêmico de PLD/FTP das instituições reguladas pelo BACEN.
